E-ticaret sitesi açmak çoğu zaman tasarım ve ürün yükleme işi olarak düşünülür. Oysa sitenin yayına girdiği gün siparişleri sorunsuz karşılayabilmek için bazı yasal yükümlülüklerin ve operasyonel hazırlıkların önceden tamamlanmış olması gerekir. Bu yazıda online satışa başlamadan önce gözden geçirmeniz gereken başlıkları topladık.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. İşletmenizin durumuna özel yükümlülükler için mali müşavirinize ve gerekirse bir hukukçuya danışın.
Yasal taraf
ETBİS kaydı
Ticaret Bakanlığı’nın Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi (ETBİS), internet üzerinden satış yapan işletmelerin kayıt olması gereken sistemdir. Kayıt e-Devlet üzerinden yapılır ve web sitenizin alan adı bu kayıtla ilişkilendirilir.
Mesafeli satış belgeleri
Tüketiciye internetten satış yapıldığında Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği devreye girer. Sipariş öncesinde bir ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi sunulmalı; tüketicinin cayma hakkı, kural olarak 14 gün olmak üzere, açıkça anlatılmalıdır. Kişiye özel üretilen ya da çabuk bozulan ürünler gibi istisnalar olduğu için metinler ürün grubunuza göre hazırlanmalıdır.
KVKK ve çerezler
Üyelik, sipariş ve iletişim formları kişisel veri toplar. Bir aydınlatma metni, gizlilik politikası ve çerez bildirimi hazırlanmalı; zorunlu olmayan analiz ve reklam çerezleri için ziyaretçi onayı alınmalıdır.
Ticari elektronik ileti
Müşterilere kampanya e-postası ya da SMS göndermeyi planlıyorsanız onay almanız ve bu onayları İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) kaydetmeniz gerekir. Sipariş bilgilendirmesi gibi işlem mesajları ile pazarlama mesajlarını birbirinden ayırın.
Fatura
İnternet satışlarında hangi belgeyi düzenleyeceğiniz (e-Arşiv fatura, e-Fatura) işletmenizin durumuna göre değişir. Faturanın siparişle otomatik oluşması için muhasebe programınızın siteyle nasıl konuşacağını baştan planlayın.
Operasyonel taraf
Ödeme altyapısı
Bankanın sanal POS’u ya da lisanslı bir ödeme kuruluşu kullanılabilir. Başvuru ve onay süreçleri zaman alabildiği için bu adımı yayın tarihinden haftalar önce başlatın. Komisyon oranları, para aktarım süreleri ve taksit seçenekleri karşılaştırılmalıdır.
Kargo anlaşması
Kargo firmasıyla anlaşma yapılmalı, desi ve bölgeye göre fiyatlar netleşmeli, kargo ücretinin müşteriye nasıl yansıtılacağına karar verilmelidir. Siparişlerin kargo sistemine elle mi aktarılacağı yoksa entegrasyonla mı gideceği, günlük sipariş hacminize göre belirlenir.
İade ve değişim süreci
İade gelen ürünün nasıl teslim alınacağı, kontrol edileceği, stoka nasıl geri gireceği ve ödemenin ne kadar sürede iade edileceği yazılı bir süreç olmalı. Müşteriye bu süreç sitede sade bir dille anlatılmalıdır.
Ürün içeriği ve stok
Her ürün için doğru başlık, açıklama, ölçü bilgisi ve gerçek fotoğraf hazırlanmalı. Mağazada ve sitede aynı ürünü satıyorsanız stokun tek bir yerden yönetilmesi, olmayan ürünün satılmasını önler.
Yayından sonraki ilk haftalar
İlk siparişler geldiğinde süreçteki eksikler hızla ortaya çıkar. Müşterilerin size hangi kanaldan (telefon, WhatsApp, e-posta) ulaşacağını belirleyin ve bu kanala kimin bakacağını netleştirin. Sipariş alındı, kargoya verildi ve teslim edildi bildirimlerinin müşteriye otomatik gittiğini kontrol edin. Ödemelerde 3D Secure doğrulamasını açık tutmak, kart dolandırıcılığına karşı ilk savunmadır. İlk ayın sonunda stokları sayıp sistemdeki rakamlarla karşılaştırmak, olası hataları büyümeden yakalamanızı sağlar.
Yayın öncesi son kontrol
- ETBİS kaydı tamamlandı mı?
- Ön bilgilendirme formu, mesafeli satış sözleşmesi ve iade koşulları sitede mi?
- KVKK metinleri ve çerez bildirimi yerinde mi?
- Ödeme altyapısı test siparişiyle denendi mi?
- Bir test siparişi faturalandırılıp kargoya verilerek baştan sona denendi mi?
Çanakkale’de mağazası olan işletmeler için online satışın genel çerçevesini Çanakkale Esnafı İçin E-Ticaret yazımızda, paket seçenekleri ve pazaryerleriyle ilişkisini ise E-Ticaret Paketleri ve Pazaryeri Entegrasyonu yazımızda ele aldık. Hazırlık sürecinde destek isterseniz E-Ticaret Paketleri sayfamıza göz atabilirsiniz.
