Online satış yapan pek çok işletmede gün şöyle geçer: siparişler e-ticaret sitesinden ya da pazaryerinden gelir, biri bu siparişleri tek tek muhasebe programına girer, faturayı keser, stoktan düşer. Sipariş sayısı az olduğunda bu düzen yürür; arttığında ise hem ciddi zaman alır hem de yanlış tutarlı fatura, düşülmeyen stok ve unutulan iade gibi hatalar üretir. Muhasebe entegrasyonu bu köprüyü otomatik kurar.
Entegrasyonda hangi bilgiler akar?
Cari kart
Siparişi veren müşteri, muhasebe programında bir cari kart olarak açılır ya da mevcut kartla eşleştirilir. Bireysel müşteriler ve fatura bilgisi girilen kurumsal müşteriler ayrı ele alınmalıdır; vergi numarası ve vergi dairesi bilgisinin doğru aktarılması burada kritiktir.
Stok kartı
Sitedeki ürün ile muhasebedeki stok kartının aynı ürün koduyla eşleşmesi gerekir. Bu eşleşme yoksa entegrasyon ya hata verir ya da yanlış ürünü faturalar. Entegrasyona başlamadan önce ürün kodlarını iki tarafta da düzenlemek, işin en önemli hazırlık adımıdır. Depoda barkod kullanıyorsanız aynı kodlama düzeni burada da işinizi kolaylaştırır; konuyu Depo Barkod Sistemine Geçiş yazımızda anlattık.
Fatura
Sipariş onaylandığında ya da kargoya verildiğinde fatura otomatik oluşur. Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir; bu ayrım alıcının vergi numarası üzerinden sistem tarafından yapılabilir. Ürünlerin KDV oranlarının stok kartlarında doğru tanımlanmış olması, faturanın da doğru çıkmasının ön koşuludur.
Tahsilat
Sanal POS ya da ödeme kuruluşu üzerinden alınan ödemelerin ilgili faturayla eşleşmesi, banka hareketlerinin muhasebede tek tek işlenmesine gerek bırakmaz. Komisyon kesintilerinin nasıl kaydedileceği mali müşavirinizle birlikte belirlenmelidir.
İade ve iptaller
Entegrasyonların en sık ihmal edilen kısmı iadelerdir. İade edilen ürün için iade faturasının ya da ilgili belgenin oluşması, stokun geri girmesi ve ödeme iadesinin kaydedilmesi aynı akışın parçası olmalıdır. Aksi halde ay sonunda stok ve cari bakiyeler tutmaz.
Mali müşaviri sürece dahil edin
Entegrasyon teknik bir iş gibi görünse de hangi hesapların, hangi belge tiplerinin ve hangi tarihlerin kullanılacağı muhasebe kararıdır. Kurulum öncesinde mali müşavirinizle birlikte test faturaları kesip kontrol etmek, sonradan yapılacak düzeltmelerden çok daha kolaydır.
Her işletmenin tam entegrasyona ihtiyacı var mı?
Ayda birkaç düzine sipariş alan bir işletme için anlık entegrasyon kurmak yerine, siparişlerin günde bir kez toplu bir dosyayla muhasebe programına aktarılması yeterli olabilir. Bu yöntem daha ucuzdur ve elle girişin büyük kısmını yine ortadan kaldırır. Sipariş hacmi arttıkça, birden fazla satış kanalı devreye girdikçe ya da stok anlık olarak doğru olmak zorunda kaldıkça tam entegrasyona geçmek mantıklı hale gelir. Hangi yöntemin size uygun olduğunu belirlemek için günlük sipariş sayınızı, kanal sayınızı ve bugün bu işe harcanan zamanı birlikte değerlendirmek gerekir.
Hangi programlarla çalışır?
Türkiye’de yaygın kullanılan muhasebe ve ön muhasebe programlarının çoğu, dışarıdan veri alışverişi için bir arayüz (API) ya da entegrasyon modülü sunar. Kullandığınız programın sürümü ve lisansı entegrasyon seçeneklerini belirler; bu yüzden ilk adım, programınızın hangi entegrasyon yöntemini desteklediğini öğrenmektir.
Online satışa yeni başlıyorsanız fatura konusunu da içeren hazırlık listesini E-Ticarete Başlamadan Önce yazımızda bulabilirsiniz. Satış kanallarınızı muhasebeyle bağlamak için Muhasebe Entegrasyonu sayfamızı inceleyin.
